--- title: Eine Gutschrift pro Monat statt zehn description: 'Gutschriftverfahren in ZEIT.IO: Auf Wunsch bekommt jeder Lieferant nur noch eine Gutschrift pro Projekt und Monat statt einer pro Dokument.' author: Robert Reiz published: '2026-10-29T12:17:42Z' updated: '2026-10-29T12:17:42Z' language: de keywords: - Buchhaltung - EN16931 - Gutschriftverfahren - ZUGFeRD - Zeiterfassung canonical: https://zeit.io/de/blog/eine-gutschrift-pro-monat-statt-zehn --- # Eine Gutschrift pro Monat statt zehn Lena arbeitet als freie Entwicklerin für Ihre Agentur im Projekt „Shop-Relaunch". Sie reicht jede Woche einen Leistungsnachweis ein und dazu zwei Ausgabenberichte im Monat, einen für die Bahnfahrten zum Kunden und einen für das Hotel. Weil Sie mit Lena das Gutschriftverfahren vereinbart haben, erstellt ZEIT.IO für jedes genehmigte Dokument automatisch eine Gutschrift. Am Monatsende sind das sechs Gutschriften für einen einzigen Monat und ein einziges Projekt. Jonas aus Ihrer Buchhaltung bucht sechs Belege und gibt sechs Zahlungen frei. Lena bekommt sechs Überweisungen, die sie ihren Leistungen zuordnen muss, und schickt sechs PDFs an ihre Steuerberaterin. Arbeiten fünf Freelancer am Projekt, sind es dreißig. Dazu kommt: Eine Woche, die über den Monatswechsel geht, landet als Leistungsnachweis mal im einen, mal im anderen Monat. Und ein Ausgabenbericht, den Lena erst sechs Wochen später einreicht, wirft jede Monatsplanung über den Haufen. ![Eine Gutschrift statt 10](https://public.zeit.io/2026-10-29-1793274945508-zio-one-cn-per-month.jpg) **Ab sofort können Sie pro Lieferantenvertrag oder als Standard für Ihre ganze Organisation festlegen, dass der Auftragnehmer nur noch eine Gutschrift pro Projekt und Monat erhält – für alle Zeiten und Ausgaben dieses Monats zusammen.** --- ## Kurz zur Erinnerung: Was ist das Gutschriftverfahren? Im Gutschriftverfahren stellt nicht der Lieferant Ihnen eine Rechnung, sondern Sie erstellen sie für ihn. Gutschrift bedeutet hier eine Eigenrechnung nach EN 16931 Rechnungstyp 389, also keine Rechnungskorrektur. Die Gutschrift ersetzt die Eingangsrechnung, der Lieferant muss keine Rechnung mehr schreiben. Bisher erzeugte ZEIT.IO dafür eine Gutschrift pro genehmigtem Leistungsnachweis und pro genehmigtem Ausgabenbericht. Das bleibt der Standard. Die monatliche Gutschrift ist eine zusätzliche Option. --- ## Was sich jetzt ändert ### Ein eigener Reiter „Gutschriftverfahren" Jeder Lieferantenvertrag hat jetzt den Reiter **„Gutschriftverfahren"**, direkt vor den Einstellungen. Dort finden Sie alles an einem Ort: * das **Gutschriftverfahren** selbst – der Schalter ist aus den Einstellungen hierher umgezogen, * die Option **„Eine Gutschrift pro Monat"**, * den **Abschlusstag (1-28)**, voreingestellt auf den 3. Die Option gilt ab dem ersten Tag des aktuellen Monats. Was in diesem Monat bereits gutgeschrieben wurde, wird nicht noch einmal gutgeschrieben – ein Wechsel mitten im Monat ist also problemlos möglich. ### Als Standard für alle neuen Lieferantenverträge Soll die monatliche Gutschrift bei Ihnen die Regel sein, müssen Sie sie nicht in jedem Vertrag einzeln einschalten. Unter **Einstellungen → Verträge → Lieferantenvertrag** finden Sie in der Vorlage für Lieferantenverträge direkt unter dem Gutschriftverfahren dieselbe Option „Eine Gutschrift pro Monat" samt Abschlusstag. Jeder neue Lieferantenvertrag übernimmt diese Einstellungen – egal ob Sie ihn im Browser anlegen, über ein Projekt oder über die REST-API. Bestehende Verträge bleiben unverändert; dort entscheiden Sie weiterhin im Reiter „Gutschriftverfahren". Verträge für Festpreis-Pakete sind ausgenommen, weil Festpreis-Pakete keine monatliche Gutschrift unterstützen. ### Während des Monats: alles wie gewohnt Lena erfasst ihre Zeiten und Ausgaben, reicht Leistungsnachweise ein, Sie genehmigen sie. Der einzige Unterschied: Mit der Genehmigung entsteht noch keine Gutschrift. Stattdessen sieht Lena den Hinweis: *„Dieser Leistungsnachweis wird mit der monatlichen Gutschrift seines Vertrags, Projekts und Monats gutgeschrieben. Sie wird erstellt, sobald der Monat abgeschlossen ist und alle Leistungsnachweise und Ausgaben des Monats freigegeben sind."* Damit die Zuordnung eindeutig ist, muss ein Leistungsnachweis oder Ausgabenbericht innerhalb eines Kalendermonats liegen. Eine Woche über den Monatswechsel wird einfach in zwei Leistungsnachweise aufgeteilt. ### Erinnerung vor dem Abschlusstag Drei Tage und einen Tag vor dem Abschlusstag bekommt Lena eine E-Mail: *„Erinnerung: Oktober 2026 wird am 03.11.2026 abgeschlossen"*. Darin steht, welche Zeiteinträge noch nicht eingereicht sind und welche Ausgaben noch im Entwurf liegen. ### Nach dem Abschlusstag ist der Monat zu Ab dem Tag nach dem Abschlusstag kann Lena für den abgeschlossenen Monat keine Zeiten und Ausgaben mehr erfassen, ändern, löschen oder einreichen – egal ob im Browser, mit dem Timer, in der App oder über die REST-API. Was sie bis dahin vergessen hat einzureichen, reicht ZEIT.IO am selben Tag automatisch zur Genehmigung ein. Es geht also nichts verloren, und Sie müssen niemandem hinterhertelefonieren. Sie selbst und Ihre Freigeber sind von der Sperre nicht betroffen. Und wenn Sie einen Leistungsnachweis ablehnen, öffnet er sich für Lena wieder: Sie kann ihn korrigieren, ergänzen und erneut einreichen. ### Eine Gutschrift, sobald alles genehmigt ist Sind alle Leistungsnachweise und Ausgabenberichte des Monats genehmigt, erstellt ZEIT.IO automatisch eine Gutschrift für Vertrag, Projekt und Monat. Die Zeiten sind darin nach Projekt und Stundensatz zusammengefasst, die Ausgaben folgen darunter. Im Reiter „Gutschriftverfahren" sehen Sie zu jedem abgeschlossenen Monat den Stand: *„Wartet auf 2 Dokumente"*, *„Gutschrift"* mit der Nummer der Gutschrift oder *„Abgeschlossen, keine Gutschrift"*, wenn es in dem Monat nichts gutzuschreiben gab. ### Stornos betreffen den ganzen Monat Stornieren Sie einen Leistungsnachweis oder Ausgabenbericht, wird die monatliche Gutschrift mitstorniert. Nach der erneuten Genehmigung erstellt ZEIT.IO eine neue Gutschrift für den ganzen Monat. So bleibt es bei einer gültigen Gutschrift pro Monat. --- ## Was gleich bleibt und was nicht geht * **Verträge ohne die Option** arbeiten wie bisher mit einer Gutschrift pro Dokument. * **Hochgeladene Leistungsnachweise und Festpreis-Pakete** sind auf einem Vertrag mit monatlicher Gutschrift nicht möglich. * **Ein Leistungsnachweis darf nicht gemischt sein:** Zeiten eines Vertrags mit monatlicher Gutschrift und eines Vertrags ohne müssen in getrennte Leistungsnachweise. * **Ausgaben in verschiedenen Währungen** innerhalb eines Monats und Projekts kann ZEIT.IO nicht in einer Gutschrift zusammenfassen. In diesem Fall entsteht keine Gutschrift, und ein Eintrag im Protokoll des Vertrags nennt den Grund. * **Abschalten jederzeit:** Genehmigte Dokumente des laufenden und des vorigen Monats bekommen dann sofort wieder ihre eigene Gutschrift. Monate, die schon abgeschlossen sind, werden noch monatlich abgerechnet. --- ## Warum das wichtig ist Für Ihre Buchhaltung heißt das: ein Beleg pro Lieferant, Projekt und Monat statt eines Stapels. Weniger Buchungen, weniger Zahlungen, weniger Rückfragen. Und weil der Monat am Abschlusstag zu ist, wissen Sie früh im Folgemonat verbindlich, was Sie der Monat gekostet hat – ohne nachgereichte Belege, die einen längst abgerechneten Monat wieder aufreißen. Für Lena heißt das: eine Überweisung, ein PDF für die Steuerberaterin, und eine klare Frist, an die sie rechtzeitig erinnert wird. **Ein Monat, ein Projekt, eine Gutschrift.**